Klantgerichte en proactieve management assistent (32-36 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 5 dagen)

Wij zoeken

Wil jij werken in een bijzondere werkomgeving met een plezierige en open werksfeer? Laat deze vacature dan niet aan jou voorbijgaan, lees dan snel verder en solliciteer!Je gaat verschillende leidinggevenden op secretarieel en administratief gebied ondersteunen en ontzorgen en je bent voor de medewerkers van WBVR en hun externe contacten de spin in het web en het eerste aanspreekpunt.Het ondersteunen van verschillende leidinggevenden met hun eigen wensen en werkzaamheden is je op het lijf geschreven en je weet als geen ander dat je daarbij goed moet kunnen prioriteren en op een prettige manier assertief moet zijn. Daarnaast vind je het leuk om de verbindende en stabiele factor te zijn voor de medewerkers van WBVR.Je bent onderdeel van het team van management assistentes en jullie vervangen elkaar bij afwezigheid. De standplaats van deze vacature is Lelystad.De werkzaamheden bestaan onder meer uit:Agendabeheer incl. planning van een groot aantal overleggen en vergaderingen op een accurate, zorgvuldige en (pro)actieve wijze; Outlook heeft dus geen geheimen voor jou;Voorbereiden, organiseren en notuleren van verschillende overleggen en de bijbehorende voortgangsbewaking;Zorgen voor een juiste doorstroom van alle belangrijke informatie;Bijhouden/updaten van projectenwebsites;Uitvoeren van algemene werkzaamheden zoals telefoonbehandeling, verstrekken van informatie, ontvangen van gasten, postbehandeling, afhandeling van getekende stukken, ziek- en herstelmeldingen, catering bestellen;Controle van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl;Administratieve werkzaamheden: invoeren in inkoopsysteem, facturen goedkeuren en betaalbaar stellen, verwerken van declaraties, (digitaal) archiveren;Het vervullen van de rol van Key User voor verschillende ICT gebaseerde systemen, om de gebruikers van deze systemen te ondersteunen bij het gebruik hiervan.Wij vragenEen opleiding op minimaal mbo-4 niveau (secretariële richting) en bij voorkeur hbo-denkniveau;Aantoonbare ervaring (minimaal 5 jaar) als management ondersteuner (als je voor meerdere managers tegelijk hebt gewerkt is dat een pre);Een organisator pur sang, hetgeen onder meer naar voren komt in uitstekende planningskwaliteiten, gestructureerd werken en het werken conform procedures;Een heldere manier van communiceren en het daarbij op een prettige manier uitdragen van (ver)bindende afspraken;Zelfstandig kunnen werken maar tegelijkertijd gericht op samenwerking;Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;Iemand die van nature op een gezonde manier nieuwsgierig is en op zoek gaat naar de redenen achter een vraag of opdracht;Een uitstekende beheersing van MS Office;Affiniteit en vaardigheid met verschillende ICT-systemen.Competenties/talenten:FlexibelInitiat ief tonenAccuratesseCommunicatiefServicegericht (natuurlijke antenne voor wat er speelt en waar qua ondersteuning behoefte aan is)StressbestendigHumorWij biedenEen inspirerende en dynamische werkomgeving en informele sfeer met daarnaast een modern arbeidsvoorwaardenpakket. Een zeer afwisselende functie voor 32-36 uur per week met uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd. Het salaris wordt afgeleid van schaal 6 of schaal 7 (inschaling is sterk afhankelijk van relevante kennis en ervaring), max. € 3.262,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week conform CAO Wageningen Research.Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Daarnaast bieden wij:een vaste eindejaarsuitkering van 4%;uitstekende opleidingsmogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden;flexibele werktijden en vakanties kunnen, in overleg met de collega’s, zo worden vastgesteld dat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;een uitstekende pensioenregeling via ABP;171 vakantie-uren (op basis van full time dienstverband), de mogelijkheid om bij te kopen en goede aanvullende verlofregelingen;een keuzemodel om een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen te stellen, zoals een fietsplan of een aanvulling op de reiskosten.Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een actief intern recruitmentbeleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving.Het betreft in eerste instantie een dienstverband voor bepaalde tijd van 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging en de optie tot een vast dienstverband. De standplaats is Lelystad. Bij indiensttreding vragen wij om een Verklaring Omtrent Gedrag.