Management Assistent Bestuur en Directie.

Bedrijfsomschrijving

Deze organisatie, gelegen op een prachtige locatie in hartje Amsterdam, is het excellente forum van en voor wetenschappers en is adviesorgaan van de regering en verantwoordelijk voor tien nationale onderzoeksinstituten – en drie instituten die infrastructuur bieden voor onderzoek – die met hun onderzoek en collecties bij de (inter)nationale top horen. Het bureau staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de algemeen directeur bij in de uitoefening van hun taken.

Afdeling
Je bent onderdeel van de afdeling Bestuurs- en Directieondersteuning (BDO), een klein team van twee secretarissen van bestuur en directie en drie managementassistenten. Dit team ondersteunt het bestuur en de algemeen directeur, onder meer door de voorbereiding van bestuurlijke vergaderingen en begeleiding en bewaking van de besluitvorming. Op deze afdeling werken zo’n 130 mensen.

Diversiteit & Inclusie
De organisatie acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Streven is een inclusieve cultuur waarin verschillen omarmd worden. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de organisatie op deze wijze versterkt.

Functieomschrijving

Ben jij een zeer ervaren managementassistent met gevoel voor verhoudingen en affiniteit met de wetenschappelijke wereld? Heb je ervaring met het ondersteunen van bestuurs- en directieleden en ben je gewend initiatiefrijk te zijn, zelfstandig te werken en de juiste prioriteiten te stellen? Reageer op deze functie van fulltime Management Assistent!

Voor een wetenschappelijke academie zoeken wij een fulltime (38 uur) Management Assistent. In deze functie werk je vijf dagen per week voor de president en de algemeen directeur. Je bent het eerste aanspreekpunt van bestuur en directie, beheert complexe agenda’s, organiseert en coördineert de in- en externe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, plant de inhoudelijke agenda’s, zorgt voor adequate en tijdig beschikbare informatie, verzorgt zelfstandig correspondentie en denkt actief mee over efficiënte en effectieve (administratieve) processen.

Functie-eisen

• minimaal vijf jaar werkervaring als Management Assistent van een bestuur of directie, bij voorkeur in een vergelijkbare organisatie
• een flexibele werkhouding gericht op service en zorgvuldigheid
• vermogen tot analyse en prioriteitstelling, accuratesse, integriteit, zelfstandigheid, uitstekende plannings- en organisatievaardigheid en stressbestendigheid
• gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen, organisatiesensitiviteit en uitstekende communicatievaardigheden
• uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in de Nederlandse als de Engelse taal
• minimaal HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde opleiding tot (directie)secretaresse of executive office management
• uitstekende kennis van Microsoft office tools (Word, Excel, Outlook) en online-vergadertools
• Je woont in of in de omgeving van Amsterdam

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een tijdelijk dienstverband met uitzicht op een vaste voltijds aanstelling.

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris bij een fulltime dienstverband tenminste € 2.968 en maximaal € 4.078 bruto per maand (schaal 9 CAO Nederlandse Universiteiten), exclusief 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering.

Er is een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden met een aantrekkelijke verlofregeling (232 verlofuren bij een voltijds dienstverband).