Management Assistent CEDLA

Geen Categorie Fulltime 1 weergaves

Solliciteer direct Deel

Omschrijving

Management Assistent CEDLA

Faculteit/Dienst: Faculteit der Geesteswetenschappen Opleidingsniveau: HBO Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel Sluitingsdatum: 15 juni 2022 Vacaturenummer: 9201

Het Centrum voor Studie en Documentatie van Latijns Amerika (het CEDLA), onderdeel van de afdeling Geschiedenis, Europese studies, religiewetenschappen en CEDLA (GER) van de Faculteit der Geesteswetenschappen, zoekt een enthousiaste en ervaren management assistent.

Als management assistent speel je een centrale rol in de CEDLA community en maak je deel uit van een internationaal team van wetenschappers, studenten en ondersteunende staf gericht op de bestudering van Latijns Amerika. De functie is in een zeer internationaal gerichte omgeving waar naast Nederlands vooral veel Engels maar ook Spaans en Portugees gesproken wordt. Het CEDLA bevindt zich op een mooie locatie midden in Amsterdam. Zie ook: .

Wat ga je doen

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen de organisatie en voor contacten van buiten. Zo ondersteun je de directeur en treed je op als gastvrouw/-heer voor bezoekers. Je verricht algemene secretariële en administratieve taken in samenwerking met de medewerker Onderwijszaken van CEDLA en maakt deel uit van het managementassistententeam van afdeling GER onder leiding van hoofd en coördinator bedrijfsvoering GER.

Taken en verantwoordelijkheden:

uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (denk aan: het boeken van zalen, het aanschaffen van kantoorartikelen en meubilair, postzaken, contact over huisvesting);

fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers;

verzorgen van het relatiebeheer voor het expertisecentrum (correspondentie, onderhouden van het adressenbestand);

ondersteunen van management door verzamelen van informatie en opstellen van (concept)stukken, zoals jaarverslagen en input of uitwerken van memo’s;

het organiseren en notuleren van vergaderingen en werk- en trainingsbijeenkomsten voor het CEDLA en de beurzenstichting;

verantwoordelijk voor voorbereiden en begeleiden van evenementen (seminars, lezingen e.d.), regelen van accommodatie en tickets voor internationale gasten;

ICT-contactpersoon (bestellen software/hardware, collega’s helpen met ICT gerelateerde vragen);

Ondersteuning bij sollicitaties;

Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen), BHV.

Wat vragen we van jou

Je bent doortastend in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw planning- en organisatiekunst is ijzersterk, maar je kunt ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en goed in staat om samen te werken met collega’s met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

een hbo-werk- en denkniveau;

minimaal 2 jaar ervaring in een academische omgeving in een soortgelijke functie;

aantoonbaar ICT-vaardig: goede kennis van MS Office en Teams, online sollicitatietools en websiteredactie en in staat deze slim toe te passen in eigen en andermans werkzaamheden;

zowel zelfstandig als in teamverband, accuraat en planmatig kunnen werken; consciëntieuze werkhouding;

goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;

dienstverlenende instelling, sociaal en communicatief sterk;

uitstekende beheersing van Nederlands en Engels;

Zowel beheersing van Spaans en/of Portugees als affiniteit met Latijns Amerika (Studies) zijn een pré.

Wat bieden we jou

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 augustus 2022. Het dienstverband is voor 24 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.376 tot €3.208 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;

een enthousiaste en warme community dat openstaat voor nieuwe collega’s;

uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden; (denk bijvoorbeeld aan het verder ontwikkelen van je Spaans!);

een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.