Office Manager HR

Bedrijfsomschrijving

Deze internationale organisatie levert procestechnologieën over de hele wereld. Het Europese hoofdkantoor is gevestigd in Drachten, van waaruit jij zal komen te werken. Je komt te werken binnen een ambitieus en betrokken team van circa 25 personen die allen trots zijn op het werk dat ze maken en leveren. Ze vinden het belangrijk om continue van elkaar en van ervaringen te leren en op basis hiervan te blijven ontwikkelen. Dat doe je niet alleen, maar dat doen jullie samen, want samen bereik je meer dan alleen. Binnen deze organisatie heerst een open cultuur en werken ze vanuit respect en diversity & inclusion.

Functieomschrijving

Een dynamische en uitdagende functie binnen een internationale organisatie, met het nuchtere en betrokken karakter van het hoge noorden. Dat is wat deze organisatie jou kan bieden in de rol van Office Manager HR.

Op een energieke wijze draag jij verantwoording over meerdere disciplines binnen een klein team binnen deze grote, internationale organisatie. Jouw hoofdtaken en verantwoordelijkheden liggen bij alle HRM gerelateerde zaken. Zo bied jij begeleiding op het gebied van verzuim volgens de Wet Verbetering Poortwachter, maar houd jij ook ziekmeldingen bij, ben je betrokken bij het opstellen van overeenkomsten, en draag jij zorg voor de salarisadministratie en het opzetten van personeelsdossiers. Voor het personeel in Drachten ben jij het aanspreekpunt op dit gebied, maar heb jij de mogelijkheid om regelmatig te sparren met de HR Officer van het hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk.

Deze dynamische functie heeft nog veel meer te bieden. Want naast de HR gerelateerde taken houd jij je ook bezig met:

• Ondersteuning op het gebied van financiële administratie. Zo zorg jij voor de correcte verwerking van inkoopfacturen, crediteuren en timesheets;
• De interne en externe communicatie en correspondentie;
• Het boeken van reizen voor de engineering director en monteurs;
• Het organiseren van overleggen van o.a. projecten en het MT en het notuleren hiervan;
• Draag jij zorg voor de centrale mailbox en agenda;
• De facilitaire zaken zoals de coördinatie van de schoonmaak, de algehele uitstraling van het kantoor, het bestellen van lunches en het regelen van de kerstpakketten voor jou en je collega’s.
• Het bijhouden van zaken omtrent veiligheid en safety;
• Overige secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de engineering director en de medewerkers van de organisatie.

Samen met een aantal andere collega’s bevind jouw werkplek zich bij de receptie. Je bent dan ook het visitekaartje van de organisatie, heet bezoekers van harte welkom, en staat hen ook telefonisch vriendelijk te woord.

Functie-eisen

In deze zelfstandige rol weet jij je door jouw professionaliteit, kennis en doorpakkend karakter, uitstekend te redden. Jij weet de juiste vragen te stellen en met de informatie die je hierdoor vergaat, je inspanningen af te stemmen op de behoeften en wensen van zowel (interne en/of externe) klanten als je collega’s. Zo helpen jullie elkaar vooruit naar een mooi eindresultaat. Als er iets anders loopt dan je had verwacht, blijf jij rustig en kijk je vooral naar hoe het wel kan. Het zal namelijk hoe dan ook lukken. Je bent proactief, bewaart het overzicht en zorgt voor de balans tussen snelheid en nauwkeurigheid. Want ondanks dat de deadlines gehaald moeten worden, vind jij het belangrijk dat alles volgens de standaard en accuraat de deur uit gaat.
Verder neem jij mee:

• Mbo+ of Hbo werk- en denkniveau met een afgeronde HR, administratieve of secretariële opleiding;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een administratieve, HR of (project) ondersteunende functie;
• Met jouw uitstekende kennis van de Engelse taal communiceer jij feilloos met de moederorganisatie in het Verenigd Koninkrijk en alle andere locaties over de wereld;
• Kennis van en/of affiniteit met verschillende systemen zoals het Office en ERP pakket;
• Affiniteit met kantoor- en projectautomatisering en techniek;
• Tot slot ben jij oplossingsgericht ingesteld, want de manier waarop jij met zaken omgaat, maakt jou de kandidaat waar wij naar op zoek zijn!

Arbeidsvoorwaarden

Een dynamische, verantwoordelijke uitdaging binnen een ambitieuze, internationale organisatie waar jij voldoende ruimte krijgt om jezelf te blijven ontwikkelen. Deze functie valt zowel parttime (32 – 36 uur) als fulltime (38 uur) in te richten. Je ontvangt een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband waarbij je ingeschaald wordt op basis van jouw kennis en werkervaring. Het salaris ligt tussen de €3000 en €3500 op basis van 38 uur per week en je ontvangt een reiskosten á €0,19 per km.