Officemanager directiesecretariaat OCW

Wat ga je doen?

Je bent ‘de spin in het web’ en ondersteunt de directieleden van de dienst, in een complexe omgeving met politiek-bestuurlijke gevoeligheden met diverse inhoudelijke aspecten. In deze veelzijdige functie heb je daarnaast een rol in de functionele aansturing en coaching van collega’s. Je weet de directe collega’s en leidinggevenden te ontzorgen. Daarnaast ben je goed in staat om verwachtingen te managen.

Je hebt ‘voelsprieten’ zodat je weet wat er leeft. Je kunt meedenken en signaleren en informeren naar management en directie. Je spreekt collega’s aan en stelt prioriteiten. Je staat stevig in je schoenen, bent behulpzaam, weet snel om te schakelen van de ene taak naar andere en je kunt goed improviseren. Bij je werkzaamheden weet je de hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Je werkt graag in een veranderende omgeving en je blijft actief op de hoogte van actualiteiten en ontwikkelingen in jouw vakgebied.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit, het werk verdelen, het verzorgen van correspondentie, telefoonafhandeling, agendabeheer voor zes directieleden, het verwerken van inkomende post, archiveren, het ontvangen van bezoekers, het notuleren van overleggen en organiseren van vergaderingen.

Wat vragen wij?

Competenties

Aanpassingsvermogen, drukbestendigheid, gewetensvolheid, klantgerichtheid, nauwkeurigheid, organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, leidinggeven, prestatiemotivatie, samenwerken

Wat bieden wij?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en inhoudelijk de ruimte krijgt om mee te denken. Je gaat werken in een enthousiast, hardwerkend team. Verder kun je rekenen op:

Ook kun je rekenen op een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

Wie zijn wij?

Het team

O&K

Ondersteuning & Kwaliteit (O&K) ondersteunt uitvoering en beleid bij het realiseren van een hoge kwaliteit van dienstverlening voor de stad. Daarnaast houdt O&K zich bezig met de ondersteuning van de directie van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW). Deze ondersteuning wordt binnen het cluster Directiebureau vormgegeven door het directiesecretariaat, de medewerkers bestuurlijke stukkenstromen, en de directieadviseurs.

OCW

Meer weten

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Mark Waterman (06 52 09 85 27) of Arlette van Hoeven (06 29 65 61 67).

Extra informatie

Competenties

CoachenFlexibiliteitIntegriteitKlantgerichtheidLei dinggevenNauwkeurigheidPlannen en organiserenSamenwerken

Bijlagen