Secretaresse Raad van Bestuur (32-36 uur)

‘‘Voor mij als bestuurder ben je een onmisbare schakel. Je regelt mijn agenda en daarmee mijn energie. Je bent zelfstandig, denkt vooruit, je organiseert, stemt af met collega’s en je hebt er plezier in om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Met jouw opgewekte en opgeruimde karakter zorg je voor rust als het hectisch wordt. Herken je jezelf hierin, dan kom ik graag met je in contact.’’

Sigrid van der Heide, RvB

Vecht en IJssel | Centraal Bureau

Vecht en IJssel biedt persoonsgerichte en professionele zorg aan kwetsbare ouderen in de regio Utrecht. Op vier woonzorgcentra en in de wijk zetten onze betrokken medewerkers en vrijwilligers zich in voor het welbevinden van onze oudere cliënten.
Je maakt onderdeel uit van het (bestuurs)secretariaat, dat naast de bestuurssecretaris bestaat uit twee ambtelijk secretarissen medezeggenschap en nog drie collega-secretaresses die primair voor de zorglocaties werken. Iedere secretaresse heeft een eigen takenpakket, maar jullie werken nauw samen als de situatie daarom vraagt en jullie vervangen elkaar als dat nodig is. De bestuurssecretaris is eindverantwoordelijk voor het secretariaat.

Jouw nieuwe baan

Het secretariaat van de Raad van Bestuur en van de Raad van Toezicht is betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van strategie en beleid, maar vooral ook bij de voorbereiding en organisatie van diverse overleggen en projecten. Vanuit jouw rol ondersteun je primair de bestuurder en in afstemming met de bestuurssecretaris ondersteun je ook onze Raad van Toezicht.

Van de secretaresse Raad van Bestuur wordt een proactieve en meedenkende rol verwacht ten aanzien van de taken van de Raad van Bestuur, zodat het bestuur haar werk zo optimaal mogelijk kan uitvoeren. In de hectiek van de dag is het nodig dat je proactief bent, het overzicht bewaart, en dat je goed kunt prioriteren en organiseren. Je vindt het leuk om op verschillende niveaus contacten te hebben, zowel binnen als buiten de organisatie.

Takenpakket

• agendabeheer voor de Raad van Bestuur;
• voorbereiden van overleggen van de Raad van Bestuur; je verzamelt de stukken en zorgt ervoor dat deze up-to-date zijn;
• notuleren van MT-overleggen, 1 keer in de 2 weken;
• in samenwerking met de Communicatieadviseur organiseer je activiteiten/ bijeenkomsten op centraal niveau;
• organisatorisch ondersteunen van projecten;
• behandelen van de inkomende post en mail en het voorbereiden van in- en externe correspondentie;
• ondersteunen bij onderwerpen op het terrein van klachtenbehandeling, zo beheer je het klachtenregister i.s.m. de kwaliteitsfunctionaris;
• als secretaresse ben je het visitekaartje van de organisatie en ben je gastvrij voor onze bezoekers.

Verder verricht je ook coördinerende taken op het secretariaat. Zo vervul jij een voortrekkersrol t.a.v. de verbetering van werkprocessen en –systemen en zorg je er bijvoorbeeld voor dat er op het secretariaat volgens de regels van de huisstijl wordt gewerkt. Ook zorg je ervoor dat het secretariaat iedere dag bezet is, zodat niet alleen de Raad van Bestuur, maar het hele managementteam indien noodzakelijk een beroep op het secretariaat kan doen.

Afhankelijk van je profiel kijken we samen waar we jouw kennis en ervaring nog meer op kunnen inzetten. We staan open voor initiatieven en er zijn ontwikkelmogelijkheden voor deze functie.

Je hebt:

• Tenminste 5 jaar ervaring als secretaresse of managementassistent op directie-/bestuursniveau
• MBO-plus/HBO werk- en denkniveau
• Je beheerst de Nederlandse taal zeer goed en je kunt helder communiceren zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent dienstverlenend, proactief, flexibel en stressbestendig, maar ook energiek
• Je bent integer en gaat vertrouwelijk om met informatie
• Je bent bekend met programma’s als Windows, MS office en bij voorkeur Ibabs
• Bij voorkeur aanwezig op vrijdag

Goed om te weten
Wij starten met een jaarcontract, zijn we na afloop beiden tevreden dan geven we jou graag een vaste aanstelling. We belonen conform CAO VVT (FWG 45) en hebben goede secundaire voorwaarden zoals;

• Eindejaarsuitkering
• Uitstekende pensioenregeling
• Uitgebreide werkkostenregeling zodat je bijvoorbeeld met fiscaal voordeel een fiets, een laptop, telefoon, tablet of PC kunt aanschaffen
• Gratis parkeren naast onze locatie
• Op basis van ons beleid voor hybride-werken bespreken we ook of en hoe je een deel van je werk vanuit huis doet.

Solliciteren

We heten jou graag welkom bij Vecht en IJssel. Klik op de sollicitatiebutton om je sollicitatie kenbaar te maken. Zodra wij jouw sollicitatie binnen hebben, neemt Esther Gillieron, recruiter, telefonisch contact met je op om de mogelijkheden te bespreken. Je kan ook zelf contact opnemen met Esther via 06-8688 5221 / Esther.Gillieron@vechtenijssel.nl

Vecht en IJssel hecht veel waarde aan jouw privacy. In onze privacyverklaring kun je lezen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Onze privacyverklaring kun je lezen via: https://vechtenijssel.recruitee.com /privacy-policy