Secretaresse

Functieomschrijving

Dat het druk is in de zorg hoeven wij niemand te vertellen. Er zijn veel verschillende werkzaamheden aan het takenpakket van een secretaresse in de zorg toegevoegd. Nieuwe informatie, procedures en manier van omgaan met je collega’s. In deze veranderlijke wereld is het erg druk voor het huidige personeel. Zo ook bij deze zorginstelling in Heerlen waar extra hulp welkom is. Ter ondersteuning voor het bestuursbureau zoeken ze een secretaresse. Ben jij iemand die het hoofd koel houdt en de komende maanden kan uithelpen? Je werkt op locatie en krijgt je eigen taken. Zelfstandig kunnen werken is dus heel belangrijk.

wat bieden wij jou

• 24 tot 32 uur per week
• Heerlen
• max €3.101,- (FWG 40 – CAO GGZ)
• Tidelijke opdracht t.v.v. ziekte
• zorginstelling

wie ben jij

Door jouw ervaring in een dynamische secretariële omgeving weet jij goed hoe je complex agendabeheer kan combineren met ad hoc taken. Hectiek motiveert jou, je hebt de flexibiliteit en bereidheid om nét dat stapje extra te zetten wanneer dat nodig is. Je hebt ervaring met agendabeheer en het inplannen van afspraken. De juiste interpretatie van prioriteiten gaat jou makkelijk af. Ten slotte beschik je over een klantgerichte houding en kun je op een correcte, diplomatieke en representatieve wijze omgaan met mensen en informatie vanuit alle lagen van de organisatie.

• Ruime ervaring in een secretariële omgeving
• Een afgeronde MBO opleiding op secretarieel gebied
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Brede kennis van en ervaring met programma’s als Windows, Word, Excel, PowerPoint., Teams;

wat ga je doen

Als secretaresse kom je te werken op het bestuursbureau binnen deze zorginstelling. Daar is extra behoefte aan ondersteuning t.v.v. een zieke collega. Het bestuursbureau werkt ter ondersteuning aan alle stafdiensten, waaronder een 7-tal stafmanagers en hun teams. In deze functie ligt het accent in eerste instantie op agendabeheer. Op termijn ga je ook taken oppakken voor de afdelingen HR en communicatie. Als secretaresse ondersteun je de stafmanagers in alle secretariële, administratieve, organisatorische en beleidsvoorbereidende taken, zoals:

• Verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten van de directeur en manager Expertisecentrum en het bewaken van afspraken en follow-up acties; (optie is bespreekbaar)
• Agendabeheer;
• In overleg met managers stel je de jaarplanning van periodieke vergaderingen op, waaronder jaargesprekken ed.;
• Je stelt uitnodigen op en ondersteunt bij vergaderagenda’s, je ziet toe op de volledigheid van de relevante vergaderstukken en je zorgt voor een tijdige verzending;
• Je bewaakt tijdens overleggen mede de nakoming van actiepunten en uitvoering van genomen besluiten en het initiëren van acties om de tijdige afhandeling te waarborgen;(bespreekbaar)
• Je ondersteunt bij het samenstellen van overzichten en/of het maken van presentaties
• Indien nodig help je mede bij de voorbereidingen van events voor en met de teams

waar ga je werken

Wij bieden jou gevarieerd en zinvol werk in een professionele en prettige werkomgeving, binnen een zorginstelling. Deze zorginstelling in Heerlen is geen onbekende in de omgeving. Specialisatie : geestelijke gezondheidszorg.

• mogelijkheid om parttime te werken
• goede werksfeer

sollicitatie

Ik kom graag zo snel mogelijk op jouw sollicitatie terug. Als jij wel wat hulp kan gebruiken bij het vinden van een nieuwe baan, reageer dan vooral!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Sollicitatieprocedure
Om te reageren op onze vacatures voer je eenmalig je gegevens in. Hierdoor maak je automatisch een account aan op Mijn Randstad. Vanuit Mijn Randstad reageer je voortaan snel en eenvoudig op vacatures, kun je je gegevens beheren, je sollicitaties of salaris bekijken en nog veel meer.