Secretaresse WKZ

Op een zelfstandige en professionele wijze ondersteun je de divisiemanager en medisch wetenschappelijk divisiemanager/voorzitter op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied.

Je beheert de complexe agenda, zorgt voor filtering en handelt zo mogelijk zelfstandig (de constante stroom) e-mails af. Je verzorgt de correspondentie en onderhoudt de interne en externe contacten (ook in het Engels).

Daarnaast fungeer je als vraagbaak voor de interne organisatie en als eerste aanspreekpunt voor derden. Je stelt de juiste prioriteiten en bent in staat de werkzaamheden van beide managers te managen. Het is jouw taak om structuur aan te brengen in de dag, in te spelen op ad hoc-situaties en deadlines te bewaken. Je lost problemen op voordat ze zijn ontstaan en je bent gewend om als sparringpartner en klankbord te fungeren. Het lukt jou om op een flexibele, integere, plezierige en collegiale wijze te functioneren in een veeleisende, veranderende en complexe organisatie.

Je komt te werken in een team dat elkaar helpt en steunt, elkaar vervangt en waarneemt bij afwezigheid. Er wordt dus veel in teamverband gewerkt, waarbij jij actief meedenkt en meewerkt aan de optimalisatie van de dienstverlening.

Over de opdrachtgever

Het Wilhelmina Kinderhuis maakt onderdeel uit van het Universitair Medisch Centrum Utrecht. Het deelt de missie van het UMC Utrecht: het is een internationaal toonaangevend universitair medisch centrum waarin kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving wordt gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast. Voor het WKZ geldt dat dit specifiek voor kinderen gebeurt. 

De divisieleiding kinderen van het Wilhelmina Kinderziekenhuis bestaat uit twee leden. Zij worden ondersteund door 2 stafadviseurs. Je komt samen te werken met twee andere secretaresses die werken voor het medisch afdelingshoofd en hoofd opleidingen. Met deze twee secretaresses vorm je het divisiesecretariaat.

Wat vragen wij van je:

• Je bent in het bezit van een hbo-diploma;
• Je werk is van hoge kwaliteit en door jouw doortastende instelling en vooruitziende blik ben je de divisieleiding altijd een stapje voor;
• Je schakelt snel, voelt je verantwoordelijk voor de werkzaamheden en overziet de consequenties van jouw handelen;
• Je bent resultaat- en klantgericht en hebt gevoel voor functionele verhoudingen;
• Je bent communicatief en sociaal vaardig;
• Je bent stressbestendig, diplomatiek en houdt ervan je handen uit de mouwen te steken;
• Je vindt het leuk om in een team te werken.

Het liefst ben je aanwezig op maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag; hierbij is gedeeltelijk thuiswerken bespreekbaar.

Wat wij jou bieden:

Het betreft in 1e instantie een tijdelijke opdracht voor 3 maanden. Bij goed functioneren is er kans op overname door het ziekenhuis/ vast dienstverband.
Beloning conform cao UMC schaal 7, min €2240 max €3355 per maand, afhankelijk van ervaring.
Gedeeltelijk thuiswerken is bespreekbaar.